manual sobre conceptos, funciones y características de documentos administrativos

CENTRO DE ESTUDIOS TECNOLOGICOS DEL MAR

NOMBRE DEL ALUMNO:

Stephanie Giselle Leyva Petriz

Ozuna Pérez Hilary Yahaira 

Orozco Gómez María Fernanda 

MATERIA:

Cultura digital II

NOMBRE DEL MAESTRO:

Lic. Ovando Cabrera  Julio César 

TRABAJO:

Manual sobre conceptos, funciones y características de documentos administrativos 

ESPECIALIDAD:

D2A/administración 

                

     Salina cruz Oaxaca a 20 de marzo de 2024

                          

Introducción 

Los documentos administrativos son una pieza esencial en el funcionamiento de cualquier entidad administrativa, ya sea pública o privada. Estos documentos sirven como el soporte material de los actos administrativos y cumplen dos funciones principales: evidenciar y comunicar.

 

En su función de evidenciar, los documentos administrativos actúan como un registro de las acciones y decisiones tomadas por la entidad. Permiten comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y son un instrumento de constatación que garantiza la transparencia y la responsabilidad.

 

En su función de comunicar, estos documentos sirven como un medio de comunicación entre la entidad administrativa y los destinatarios de sus actos. Facilitan el entendimiento y seguimiento de los procedimientos administrativos y ayudan a mantener a todas las partes informadas.

 

Las características de los documentos administrativos, como su estructura y lenguaje, están diseñadas para garantizar que cumplen eficazmente estas funciones. La estructura debe ser clara y lógica, y el lenguaje debe ser preciso y comprensible.

 

En resumen, el objetivo general de los documentos administrativos es facilitar el funcionamiento eficiente, transparente y responsable de las entidades administrativas. Son una herramienta esencial para la gestión administrativa y juegan un papel crucial en nuestra sociedad.

Índice 

1concepto de documentos administrativos 

1.1 Definición y naturaleza 

1.2 Importancia en la administración pública 

2 Funciones de los documentos administrativos 

2.1 Instrumento de constatación 

2.2 Documentos de información para futuras referencias 

3 Características de los documentos administrativos 

3.1 claridad en la comunicación 

3.2Estructura estandarizada 

3.3Registro de información 

3.4Autenticidad y validez 

4 Emisión de documentos administrativos 

4.1Responsabilidad de los órganos administrativos 

4.2Proceso de emisión y aprobación 

5 confidencialidad en los documentos administrativos 

5.1 protección de datos personales 

5.2 Normativas y leyes de privacidad 

6 Tipos de documentos administrativos 

6.1Documentos de gestión interna 

6.2Documentos de comunicación externa 

6.3 Documentos legales y reglamentarios 

Objetivo general 

El objetivo general de los documentos administrativos es facilitar y garantizar el correcto funcionamiento de las entidades administrativas. Esto se logra a través de su doble función de evidenciar y comunicar.

 

Evidenciar: Los documentos administrativos sirven como prueba de las acciones y decisiones tomadas por una entidad. Proporcionan un registro detallado de las actividades administrativas, lo que permite la transparencia y la responsabilidad.

 

Comunicar: Los documentos administrativos también sirven como un medio de comunicación entre la administración y los ciudadanos o entre diferentes entidades administrativas. Facilitan la comprensión y el seguimiento de los procedimientos administrativos.

 

Además de estas funciones, las características de los documentos administrativos, como su estructura y lenguaje, están diseñadas para garantizar su eficacia. La estructura debe ser clara y lógica, y el lenguaje debe ser preciso y comprensible, para asegurar que el documento cumpla con su propósito.

 

En resumen, el objetivo general de los documentos administrativos es facilitar el funcionamiento eficiente, transparente y responsable de las entidades administrativas.

El objetivo específico

 El objetivo específico de los documentos administrativos puede variar dependiendo del contexto, pero generalmente se centra en los siguientes puntos:

 

1. Registro y Comunicación: Los documentos administrativos sirven como el principal soporte documental que registra y comunica las actividades de una organización. Esto incluye todo, desde las decisiones tomadas hasta los detalles de las operaciones diarias.

2. Toma de Decisiones: Los documentos administrativos proporcionan información valiosa que puede ayudar en el proceso de toma de decisiones. Al mantener un registro de las actividades pasadas, estos documentos pueden ayudar a identificar tendencias, patrones y áreas de mejora.

3. Control de la Organización: Los documentos administrativos también juegan un papel crucial en el control de una organización. Ayudan a asegurar que todas las actividades se realicen de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos.

4. Cumplimiento de Obligaciones Legales: Muchos documentos administrativos son necesarios para cumplir con diversas obligaciones legales. Esto puede incluir todo, desde la presentación de informes financieros hasta el mantenimiento de registros de empleados.

5. Gestión Documental: Los documentos administrativos son una parte esencial de la gestión documental de una organización. Permiten un control de accesos efectivo y establecen un ciclo de vida para la documentación, lo que contribuye a la eficacia y la organización.

 

Recuerda que estos objetivos pueden variar dependiendo del tipo de documento administrativo y la naturaleza de la organización.

1.concepto de documentos administrativos 

1.1 definición 

Son el resultado y la materialización de las actividades administrativas que se desarrollan las entidades o instituciones públicas y competencias que las atribuyen las normas 

1.2 importancia de la documentación administrativa 

Tiene dos principales funciones: 

Constancia: aseguran la conservación de los actos de la administración,acreditan sus funciones y garantizan el derecho de acceso y consulta a los mismos

Comunicación: sirven como medio de comunicación de los actos de la administración al ciudadano y a otro organismos públicos 

Cada documento administrativo generado posee gran importancia en este sentido  cumplen funciones muy importantes como 

1. Dejar constancia de los procesos y actuaciones administrativas en esta línea permite el acceso 

2. Sirven como medio de comunicación oficial entre la administración pública y los ciudadanos.Asimismo para que con otras entidades u  organismos públicos 

1.3 tipo de documentos administrativos 

Se pueden clasificar según el tipo de declaración que contienen 

Documentos administrativos de decisión 

Documentos administrativos de transmisión 

Documentos administrativos de constancia 

Documentos administrativos de juicio 

2. Funciones de los documentos administrativos 

2.1 instrumentos de contracción 

Es un método de estructura para hallar, evaluar y contratar empleados nuevos para el equipo 

2.2 documentos de información para futuras referencias

Son documentos requeridos pero que, a través de una plantilla pueden ser tratados en toda la WBS sin necesidad de asociarlos manualmente a una tarea específica 

Los documentos valiosos que se usan con frecuencia se incluye la licencia de conducir, las tarjetas de crédito, las tarjetas de seguro médico, los registros de las cuentas bancarias 

3. Características de los documentación administrativa 

3.1 claridad en la comunicación 

1. Claridad: los documentos administrativosdeben ser administrativos deben ser claros y precisos en su contenido. Deben evitar ambigüedad y utilizar un lenguaje que sea fácil de entender. 

2. Estructura: suelen seguir un formato estándar que facilita su lectura y comprensión. Esto incluye una cabecera, un cuerpo y  un cierre, entre otros elementos 

3. Registro: sirven como registro de las decisiones y acciones tomadas por una organización. Esto es esencial para mantener un seguimiento de las actividades y para futuras referencias 

4. Emisión: son entimidos por una autoridad o entidad competente 

5. Autenticidad: los documentos administrativos tienen sellos,firmas, códigos u otros elementos que confirman su autenticidad.

6. Confidencialidad: cuando contienen información sensible o personal, estos documentos deben ser manejados con confidencialidad para proteger la privacidad de las personas involucradas 

7.validez : para que un documento administrativo sea rápido deben cumplir con ciertos requisitos formales y sustantivos 

 3.2 estructura estandarizada 

1. Encabezado: aquí se incluye el nombre de la organización o entidad, el título del documento y la fecha de emisión

2. Destinatario: esta sección indica A quién va dirigido el documento 

3. cuerpo del documento: se desarrolla el contenido principal del documento. Debe ser claro y preciso, y deben seguir con una secuencia lógica 

4. Cierre: esta sección puede contener una conclusión, una síntesis de los puntos claves o un llamado a la acción,dependiendo del propósito del documento 

5. Firma: aquí el autor o la autoridad competente firma el documento para validar su contenido.

6. Anexos o adjuntos: si es necesario se puede incluir documentos adicionales que respalden O complementen la información contenida en el documento principal 

3.3. registro de información 

Algunos elementos claves que puede incluir en el registro de información: 

1 número de documento: un identificador único asignado al documento para facilitar su seguimiento y referencia

 2 fecha de creación: la fecha en la que se creó el documento 

3 tipo de documento: el tipo de documento administrativo como una carta, informe, factura, contrato, etcétera 

4 remitente y destinatario: la persona o entidad que envía el documento y la persona o entidad a la que va dirigido 

5 asunto: una breve descripción del contenido o propósito del documento 

6 estado de documentos: puedo indicar si el documento está en proceso cómo ha finalizado, archivado, etcétera 

7 Observaciones o notas adicionales: cualquier información adicional relevante sobre el documento 

3.4 autenticidad y validez 

Es un documento administrativo auténtico es aquel que ha sido emitido por personas o entidades correspondientes y que contiene información precisa y fidedigna 

4. Emisión de documentos administrativos 

4.1 responsabilidad de los órganos administrativos 

Se responsabiliza de todas las acciones de la campaña relativa consiguen objetivos social de la misma 

Su función es la gestión y la presentación de la sociedad 

4.2 proceso de misión y aprobación 

Es una actividad de control que puede ser uno de los procesos más sencillos al interior de un organización pero a su vez de lo más delicado por cuanto puede estar asociado con altos niveles de formalidad. Crear y hacer circular documentos especialmente oficiales y monetarios. 

5. confidencialidad en los documentos administrativos

Es de sumar importancia para garantizar la seguridad de las información y proteger intereses de las organizaciones y las personas involucradas. 

5.1 protección de datos personales

1.minimizar de datos: solo recopila y almacenar los datos personales necesarios y relevantes para la finalidad específica del documento administrativo 

2. Acceso restringido: limitar el acceso a los documentos administrativos que contienen datos personales solo a las personas autorizadas que necesita tener acceso a esa información 

3. Almacenamiento seguro: guarda los documentos administrativos físicos en lugares seguros,cómo armarios con cerraduras o cajas fuertes. 

4.eliminación segura: cuando los documentos administrativos que contienen datos personales ya no son necesarios, asegurarse de eliminarlos de manera segura. 

5. Cumplimiento de las leyes de protección: asegurarse de cumplir con las leyes y regulaciones aplicables en materia de protección de datos. 

5.2 normativas y leyes de privacidad 

1.Ley 30/ 1992, de 26 de noviembre del régimen jurídico y de procedimiento administrativo común: esta ley establece el marco normativo y los procedimientos para el acceso a los pendientes administrativos y la protección de datos personales en el ámbito de la administración pública.

2. Ley general de protección de datos: esta ley publica en México, tiene como objetivo establecer las bases como principios y procedimientos para garantizar el derecho a la protección de datos personales en procesión de sujetos obligados. 

3. Normas internacionales relativas a la privacidad digital: existen normas internacionales que abordan la privacidad digital y la protección de datos en línea y fuerzas de línea. Estas normas son fundamentales para garantizar el derecho a la privacidad en la era digital. 

6 . tipo de documentos administrativos 

6.1 documentos de gestión interna 

La documentación de gestión interna en la práctica de crear y conservar procesos y procesamiento claramente detallado para que pueda consultar los miembros internos de un equipo punto se diferencia de la documentación externa en la que (como su nombre indica )la utilizan personas ajenas a tu organización un ejemplo podría ser el manual que le das a tus clientes .No es ningún secreto que la documentación que todo documento, que es generado  por la gerencia, coordinación o unidades que conforman la empresa o institución. 

6.2 documentos de comunicación externa

A diferencia de la comunicación interna, la comunicación externa tiene haber con el intercambio de información fuera de la empresa. Es la forma en la que la organización comunica con el mundo exterior, con diversos canales extintivos; aunque ambos tipos de comunicación deben ser alineados para transmitir mensajes coherentes y eficaces. El departamento de relaciones públicas y marketing son los encargados de ejecutar de manera eficaz este plan de comunicación. 

6.3 documentos legales y reglamentarios 

Los documentos legales son indispensables para asegurar el cumplimiento y las buenas prácticas en la organización, en el departamento jurídico de las empresas necesitan que colaboren las políticas como medidas y acciones internas. Mientras que los reglamentarios es un conjunto de leyes, reglamentos y otros requisitos legales que se deben cumplir para operar legalmente y éticamente.